虛擬辦公室的實踐
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最近很多朋友問我企業生存之道，原因是他們遇到一連串的問題： 低利率時代如何因應？ 微利化企業如何生存？ 如何做到無紙化(或至少是少紙化)？ 如何讓大幅度節省公司員工的健康環保的工作？ 我的答案只有一個：加速企業e化，落實虛擬辦公室的理念！ 接下來就會有一連串的問題送出來，但不外乎是三大重點： 1.什麼是公司虛擬化(WHAT)？ 2.為何要做公司虛擬化(WHY)？ 3.如何做到公司虛擬化(HOW)？ 1. 什麼是公司企業虛擬化(辦公室虛擬化)(WHAT)？ 公司企業有很多人組成，讓這些人聚集在一起，為公司的共同目標願景發聲出力，創造出共同的價值，這是公司企業的目標，傳統上讓員工聚集在一起的方式就是店面、辦公室、工廠、工地等等，不過除了這些實體的聚集外，員工與客戶，員工將不再聚集於辦公室中工作，故工作效率及產出將更不易衡量。再者沒有空間的辦公室，使得辦公室內的員工變成與外部顧客一般，兩者之間的互動將由定時定點邁入不再有特定時間與特定地點的時代，節省各種成本；溝通成本、時間成本、人力成本、實體耗用成本 2. WHY 為何要做公司企業虛擬化(辦公室虛擬化)
※ 減少多次點對點的溝通成本，改成點對面的溝通： 比如：老闆交代秘書，明天要開會，如果有20名員工，秘書至多要通知20次，但如果有電子信箱或是網站，秘書只要將該訊息貼在網路上，或是將該訊息寄送給所有員工，只要寄一次即可，節省下多次溝通成本，公司員工越多，節省下的時間成本越多，節省的時間人力成本粗估至少達3/4。 ※ 節省人力成本紙本資源： 以往公司裡面的工讀生、小妹影印、傳真、寄信等等工作可以大幅度降低，節省下的成本將會相當可觀，此外，大量的紙本資源也是相當可觀，公司有公告，不需要一個一個發紙本公告，只要在辦公室顯著的地方貼幾張顯著的公告，其餘的可以用電子檔寄送給所有的關係人，也是一樣，公司員工越多，節省下的時間成本越多 ※ 落實環保： 儘管有些爭議，迄今最節能的溝通工具就非電腦莫屬，想想看一個在紐約的主管，想要跟中國大陸的供應商、歐洲的部屬盡快開會決定採購事宜，最快的方式就是電腦上線，如果要三者同時聚集在一起開會，省下的資本何止數萬！如果要多次舉行，其所損耗的成本更加可怕。上班也是一個很大的問題，如果您的公司有20名員工上班，估計所耗損的油料、上下班時間，一個人以40元來說(捷運上下班)，一天節省800元，一個月最少節省24000，這還不含所花的上下班時間。 3. HOW 如何落實公司企業虛擬化(辦公室虛擬化)：
※ 架設網站公司企業專屬網站：網站的功能越多越好，不過有幾個基本的必備功能，我建議要有，如果沒有的話，不如不要這個網站 •商品展示的功能：不管是實體的商品或虛擬的服務都可 •表單傳遞的功能：滑鼠點一點、簡單的打幾個字就可以跟你下訂單或是提供服務 •公司簡介：公司所在地、電話、聯絡方式、商品種類等等 •固定的短網址：使用下掛式的網址或是別人的次網域都是相當不智的。 •客戶回應討論區：要做好客戶服務，必定要有這樣的服務 ※ 網站的功能就像是以前的實體店面，要溝通、要資源、要協調都要有一個該公司的入口網站，至於外表簡單或複雜、美麗或醜陋，個人覺得倒不是挺重要的，當然還是不要太醜，但聲光炫麗的網站似乎也無法說明你的公司的能耐。 ※ 設定企業公司專屬電子信箱： 電子信箱用來輔助網站功能有所不足的地方，是一個人對人溝通的基本工具，幾乎是辦公室必備的工具，請避免使用免費信箱，很多免費信箱才不管你的信寄的到或寄不到，並且因為沒有限制使用者容量，常常為了要阻擋垃圾信件，使出超嚴格怪招，反而讓信件無法送達，用與公司網址相同的電子信箱最可以代表公司永續經營的決心，如果真的很少用電子信箱，最好的辦法可以使用ISP業者所提供的信箱，這樣在寄信收信的時候比較沒有問題 ※ 使用現有的網路電話、即時通： 如果你有很多海外的客戶或是員工，建議你趕快做好網路電話，節省下的成本絕對讓你值回票價，使用即時通可以同時使用語音影像進行溝通，讓客戶除了可以聽到你的聲音，也可以看到你所要傳送的文件或檔案。 如果你都做到以上的幾個虛擬化的步驟，我想，你的公司可以做的像是一些跨國性的大公司一樣其實有些跨國性的大公司所做的也不過是如此，如果你的這些步驟做了，配合上你的實際運作，相信不久要變成一個一流的大公司應該不遠了 以下幾個功能，您可以考慮要或不要，是其業務發展狀況而定，有，更好！ 客戶關係管理：CRM、訂單管理、企業整合系統、供應鏈管理、檔案下載區域等等這些，基本上是透過資訊系統讓你的網站更加完備，但也並非必須的，一些中小企業的公司還是可以靠著簡單的電子信箱、客戶回應以及表單傳送等等作到以上的簡略功能，不過可以恭喜你的是，當你考慮到這些東西的時候，代表你的公司已經相當大了！做這些系統應該會讓你的公司企業如虎添翼！！
安鋒網路科技 網站架設中心 專案經理 陳新穎 |
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